「新しいシステムを導入する」「業務の効率を改善する」「変更を成功させるための対応を提案する」。
こうした設問が出たら、POPITを思い出そう。
問題文では、経営陣が「新しいシステムさえ入れれば解決する」と期待している一方で、従業員の研修も、部署間の役割分担も、業務手順の見直しも進んでいない。そんな状況で使いやすいモデルだ。
POPITとは？「人・組織・業務・IT」の４つを見る
POPITは、業務改善や組織変革を４つの視点から考えるモデル。ITはInformation technologyで１つの項目になる。ACCAの解説資料
| 項目 | 問題文で確認したい点と、提案の例 |
|---|---|
| People：人 | 従業員は新しい仕事の進め方を理解しているか。操作研修を行い、変更の目的も説明する。Provide training and explain the benefits of change. |
| Organisation：組織 | 誰が責任を持ち、誰が判断するのか。部署間の役割と責任を明確にする。Clarify roles and responsibilities. |
| Processes：業務プロセス | 二重入力や不要な承認が残っていないか。システムに合わせて業務手順を見直す。Redesign processes and remove duplication. |
| Information technology：情報技術 | 必要なデータが連携されるか。既存システムとの接続、データ移行、アクセス権限を確認する。Integrate systems and establish access controls. |
答案を考えるときは「人は使える？ 組織は動ける？ 手順は合っている？ ITはつながる？」と確認すると使いやすい。
どんな設問で使う？
例えば、次のような設問だ。
Recommend the changes required to ensure the successful implementation of the new order-processing system.
新しい受注処理システムの導入を成功させるために、必要な変更を提案せよ。
Analyse the reasons why the new system has failed to improve operational performance.
新しいシステムが業務成果の改善につながっていない理由を分析せよ。
キーワードは、system implementation、business process improvement、organisational changeなど。
単に「ソフトウェアのメリット」を問う設問なら、そのメリットを答えることが先になる。導入に必要な対応や、改善が進まない理由まで問われたときに、POPITが特に役立つ。
答案は「研修が必要」で止めない
例えば、営業担当者が新システムを使わず、Excelで注文を管理し続けているとする。
この場合は、単に「研修を実施する」よりも、問題文の状況と効果までつなげたい。
Sales staff continue to record orders in spreadsheets. Practical training should help them use the new system consistently, reducing duplicate records and order errors.
営業担当者がExcelで注文を記録し続けているため、実践的な研修によって新システムの利用を定着させ、重複記録や受注ミスを減らす。
さらに、研修をしても古い報告手順が残っていれば、Excelへの二重入力は続く。ここでProcessesにも目を向ける。
POPITのポイントは、４項目を別々に並べることより、そのつながりを見ることにある。
全項目を無理に埋めなくてよい
SBLでは、モデルの説明より、会社の状況に合った分析と提案を優先する。ACCAも、設問ではモデル名を直接指定することは少なく、適切に応用することが重要だと説明している。ACCA：Models and frameworks in SBL exams
POPITを頭の中のチェックリストにして、問題文から根拠を拾えるところを具体的に書こう。
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